2017年1月26日 18:20
category: ネタ
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文字数:1870
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今さら「仕事の連絡はメールか?電話か?」

ども、どもども。

少し前に「仕事の連絡はメールか?電話か?」みたいな話題がネットを駆け巡ったのはまだ記憶に新しいところ。
その時、さまざまな意見を読み、自分でも考えてみたものの、それをアウトプットする機会も無く過ぎ去っていった。
今日、ふとしたことからそのことを振り返り、自分なりの考えを思い出したので、勢いだけでブログ記事にまとめることにする。

なお、その当時読んださまざまな記事はうっすらと記憶しているものの、どれが正解でどれが不正解というには、あまりにも視点が多様であったため、あえて今回はそれらを特に引用せず、読み返しもしないことにする。(あくまで今時点の個人的主観ということ)

さて、結論から先に出すと、ワタシは「仕事の連絡は可能な限りメールで」とお願いしたい派だ。
これはここ最近で始まったことではなく、今の仕事を始めた10年以上前からクライアントにお願い(と言う名の教育と言った人もいたが)してきた結果、根付いた弊社の文化とも言える。

とは言え、電話がゼロかと言えばそんなことはなく、もちろん電話してもらうのもするのも嫌いということではない。
ではなぜ「仕事の連絡は可能な限りメールで」なのか。
今日考えていて「そうだった、だからワタシはそれまでのクライアントにお願いしていたのだった」ということを思い出した。

例えばワタシの場合、電話で仕事の依頼や相談が来て困るケースというのは決まってこんなケースだ。

「すみません、明日までにこのデータをホゲホゲしなきゃならないのですが、なんとかお願いできませんか?」

これが困ってしまう理由はいくつかあって、例えばこんな感じだ。

  • こちらの都合(今、どんな仕事がどんな状況で進んでいるかなど)を考えない思考
  • かなり厳しいことはわかっているが、私は連絡係なので的な雰囲気
  • それほど切羽詰まるまで相談すらできなかった段取りの悪さ

つまりこれらに該当しない電話での依頼などは困る理由もなく、むしろ「声が聞こえるからこそ伝わるコミュニケーション」というもののありがたみを感じることもたくさんあるわけで、なので一概に「メールで済むことを電話してくるな」とはならないのである。上記のような「におい」を少しでも感じた瞬間、その対応に困るというわけだ。
なお、やんごとなき理由でそのような電話をしてくるケースも往々にしてあることで、もしかしたら弊社にしか解決できないかもしれないと思うと問題の解決に努力するし、それができたときの達成感というのもある(つまり、ついついやってしまう病というやつ)ので、先のような相談も忌み嫌っているわけではない(笑)

話を戻すと、電話に比べメールにはそういった意味で良い部分が幾つかあるように感じる。

  • 相手の都合の良いタイミングで読んでもらえる
  • 事前にスケジュールなどを段取りして、自分が先回りする癖を付けることができる
  • 自分が理解できる言葉だけじゃなく、相手に理解してもらえる言葉を使う練習になる
  • やり取りが自動的に記録に残る

とは言え、急ぎで伝えたい内容や対応してもらいたい依頼や相談もあるだろう。
仕事において、相手が好きな時に読むさというボトルメール的なことを言ってられない状況があるのは当たり前であって、その意味ではもちろん電話も使わなきゃねってことになる。

いろいろ書いたけどそろそろまとめ。

この「メールvs電話」の話は多くの記事で「要は使い方とタイミングだよね」という結論になるケースが多かったように思うのだけど、それだけではどうもしっくりと来ていなかった個人的な理由が今回はっきりしたように思う。

先入観をもった悪い言い方ではあるが、とにかく電話でしか連絡をしてこない人というのは、全てじゃないにしてもその多くが「仕事の段取りが下手な人」という印象がワタシにはあって、そこに振り回されるのが得意じゃないワタシは「可能な限りメールで」となる(事前に段取りしておいて欲しい)のだろうと思う。
だからこそ、自分だけは完璧だと思っていないワタシは、届いたメールにはできるだけ早く返信するし、返信がすぐに出来ない場合(確認が必要など)はその旨を連絡するなり、あるいはそれこそ電話やチャットツールで一本連絡を入れておくなどして、「滞り」を防ごうと思うわけだ。

メールというのは必ず文章を書くわけで、それが自然と「仕事」の練習になってるんじゃないかなーと。
それ以前に比べたら、そんな恵まれた環境でもあるわけだし、上手く使い分けて活用していきたいな、と思った次第。